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La inclusión, también en la organización de los eventos

Los eventos deben ser inclusivos para todas las personas asistentes, pero también para los que los realizan.

El periodista y profesor universitario especialista en dirección y gestión empresarial, Peter Drucker afirmaba que “la mejor organización no asegura los resultados. Pero una estructura equivocada sería garantía de fracaso”. Todo un aviso para cualquier organización, pero también para la planificación de cualquier evento porque es indispensable una buena planificación, pero además conseguir agilidad y precisión en la ejecución de lo que se ha planificado.

Diseñamos eventos con uno o varios propósitos, y si quien lo planifica tiene la cualificación correcta, sobre el papel todo encajará perfectamente. Habrá tenido en cuenta todos los parámetros necesarios: tipo de evento, objetivos, función del anfitrión, invitados especiales, qué mensaje(s) se deben transmitir, diseño del espacio, manejo de los tiempos, comunicación, actos complementarios, seguridad…y tantas otras cosas para las que un profesional de los eventos debería prepararse. Porque no, el protocolo, no es sólo sentido común, ni todo el mundo sabe organizar BIEN.

Pero los eventos no se quedan en el papel, en la mera planificación. Los eventos se ejecutan. Y es ahí donde entran en juego los profesionales que ayudan a que esa planificación se realice con precisión y celeridad. Sin fallos evitables. Porque recuerden, “una estructura equivocada sería garantía de fracaso

En la mayoría de los casos, el organizador tendrá que recurrir a personal externo para llevar a cabo su planificación, y ahí entrarán, además de los distintos proveedores de servicios, el personal auxiliar. Ese personal se ocupará y ayudará al anfitrión / organizador a recibir, registrar, informar, ubicar  y atender a los/as asistentes al evento, colaborando con la organización y utilizando los recursos que pongan a su disposición.

La misión de este personal es ofrecer un apoyo integral a la organización según su demanda para cumplir los objetivos del acto.  Dependiendo de la complejidad del evento sus funciones variarán, pero siempre deben entender que forman parte de una correa de transmisión que se inicia en el anfitrión y que finaliza en el asistente.

Así que no, no son meros azafatas (o azafatos), a los que se les escoge sólo por  su imagen impecable (habría que definir que entendemos por imagen impecable, pero eso es tema para otro artículo), a los que se les llama media hora antes del evento y se les coloca en una entrada para simplemente dirigir flujos de personas.

La acción de auxiliar en la ejecución de un evento requiere de una serie de competencias según el puesto que se ocupe. Desde conocimientos informáticos, capacidad de planificación, organización y control, capacidad de resolución de problemas y trabajo en equipo, atención al detalle, capacidad para trabajar bajo presión, flexibilidad, capacidad de adaptación a imprevistos, y habilidades de comunicación, además de los conocimientos específicos de protocolo y la organización de eventos. Pero es responsabilidad de la persona responsable de ese equipo ajustar las funciones a las capacidades de cada uno.

Caminamos, o deberíamos hacerlo, hacia una sociedad más igualitaria e inclusiva, y así lo deberían reflejar los eventos. Porque en los eventos, todo comunica. Desde el momento en que nos reciben en la puerta, hasta que nos despiden.

Las organizaciones tienen una gran oportunidad de mostrar sus valores y su compromiso con la diversidad en cada una de sus acciones con clientes o público general, con eventos que rompan estereotipos con una representación amplia y respetuosa de diferentes identidades. Y no solo con adaptaciones tecnológicas y arquitectónicas que permitan a los asistentes con diferentes capacidades seguir el acto íntegramente, si no también desde la propia organización interna del evento.

Cumplamos el propósito de la inclusión social en nuestro personal adaptando las capacidades de los trabajadores a las distintas funciones a realizar. No pongamos límites puramente estéticos, de edad, o de capacidad intelectual o física. Mostremos a cada persona cómo realizar su función a la perfección. Aprovechemos las distintas capacidades de cada uno. Encajemos cada pieza en el lugar correcto.

Porque los eventos deben ser inclusivos para todas las personas asistentes, pero también para los que los realizan.

_Por Pilar Muiños

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(1) En .mui. buscamos los mejores perfiles para el personal auxiliar que cada empresa necesita, les formamos para atender las necesidades de cualquier evento y también las específicas de los eventos contratados.

Pero pensamos que el mundo no puede ser .mui. si no cabemos tod@s. Nuestro compromiso  con la inclusión social de personas con distintas capacidades y con aquellos colectivos que tienen más  difícil la empleabilidad es un compromiso realista y medible por el que incorporamos en nuestros eventos a un 10% de personas en riesgo de inclusión laboral.

Por eso, no solo buscamos la paridad entre hombres y mujeres entre nuestros auxiliares, sino que al  menos un 10 % son personas integrantes de la Asociación Down Coruña, que contribuye a mejorar la calidad de vida de las personas con discapacidad intelectual en general, y también en colaboración con Fundación Naru, intentamos fomentar la empleabilidad de las personas que por haber sido pacientes oncológicos, o cuidadores de éstas, necesitan reinsertarse en el mercado laboral o reorientar su vida profesional

Así no sólo aportamos a las empresas e instituciones los recursos humanos que nos solicitan, sino valores tan importantes como el compromiso con la igualdad de oportunidades, la diversidad y la integración laboral.